2026年6月26日

Notionで在庫管理を構築する手順とAIで自動化する実践方法

本記事では、Notionを活用した在庫管理システムの構築方法や、AIによる在庫管理業務の効率化・自動化について解説します。Excelやスプレッドシートによる管理との違いや、より効率的な運用方法についても紹介します。

石塚芽衣

マーケティング

カテゴリ：実務におけるAI活用

近年、多くの企業で業務効率化や情報の一元管理を目的にNotionが活用されています。
特に在庫管理では、商品情報や在庫数、保管場所などを一元管理できるため、Excelやスプレッドシートによる管理から移行する企業も増えています。
さらに近年はAI機能の進化により、在庫情報の整理や要約、レポート作成などの業務を効率化できるようになりました。
本記事では、Notionを使った在庫管理の構築方法や、AIを活用した業務効率化の方法について解説します。
また、より高度なAI活用を実現する方法についても紹介します。

Notionで在庫管理を行うメリット

Notionで在庫管理を行うメリットは、在庫情報だけでなく関連情報もまとめて管理しやすいことです。
たとえばExcelやスプレッドシートでも在庫管理は可能ですが、発注ルールや仕入れ先情報、マニュアルなどの関連資料は別ファイルで管理されることも少なくありません。
一方でNotionでは、商品名や在庫数、保管場所などをデータベースで管理しながら、関連資料やメモも紐づけて管理できます。そのため、在庫情報だけでなく、発注時の注意点や運用ルールなどもあわせて確認しやすくなります。
また、データベースは組織内で共有できるため、属人化しにくい点も特徴です。
さらに、Notionのビュー機能を利用することで、必要な情報を絞り込んで確認することも可能です。

Notionで在庫管理を構築するには

Notionで在庫管理を行う場合は、まず在庫情報を管理するためのデータベースを作成します。データベースを活用することで、商品情報や在庫数、保管場所などを一覧で管理できるようになります。

在庫管理用のデータベースを作成する

Notionでは、テーブルビュー形式のデータベースを利用することで在庫管理表を作成できます。
1つの商品や備品を1行ずつ登録することで、現在の在庫状態を一覧で把握できるようになります。
例えば、オフィスで使用する消耗品を管理する場合は、コピー用紙や封筒、インクなどを登録して運用できます。

管理項目を設定する

データベースを作成したら、在庫管理に必要な項目を設定します。
基本的な管理項目としては、以下のようなものがあります。

商品名
在庫数
保管場所
発注状況
最終更新日
担当者
備考

これらの項目を設定することで、単に商品とその在庫数を管理するだけでなく、「どこに保管しているのか」「誰が管理しているのか」「発注が必要なのか」といった情報も管理できます。

たとえば、以下のように商品とその管理項目を登録してみます。

ビューを活用して運用しやすくする

Notionでは、同じデータベースを用途に応じて異なる形式で表示できます。
そのため、1つのデータベースに対して目的に応じたビューをいくつか作成することで日々の運用を効率化できます。

例えば、以下のようなビューを作成できます。

すべての商品を表示するテーブルビュー
発注状況ごとに分類するボードビュー
保管場所ごとに絞り込むビュー

たとえば、先ほど作成したデータベースを別のビューで見てみます。

このように、必要な情報に絞って在庫確認や発注の判断を効率化することができます。

AIを活用した在庫管理の自動化

さらにNotion AIを活用することで、データベース内の情報整理や検索、レポート作成などの業務を効率化することができます。

在庫情報の整理・活用を効率化

在庫管理では、商品数や管理項目が増えるほど情報の把握が難しくなります。
特に更新履歴や在庫状況を確認するだけでも時間がかかることがあります。
Notion AIでは、データベース内の情報をもとに在庫状況を要約できます。
要約だけでなく、「発注が必要な商品を教えて」「特定の商品はどこに保管されているか確認したい」といった質問にも対応できるため、必要な情報を探し出す手間の削減にもつながります。
以下のようにAIによる要約や検索を活用することで、情報確認にかかる時間を短縮し、よりスムーズな業務運用につなげられます。

レポート作成を効率化

在庫管理では、月次報告や棚卸結果の共有など、レポート作成が必要になる場面も少なくありません。
データを確認しながら文章を作成する作業は一般に手間がかかります。

Notion AIでは、在庫データをもとにレポートの下書きを作成できます。
例えば、下記のように月次在庫レポートの作成を指示することで、要発注商品の一覧や在庫状況の概要、今後の対応案などをまとめたレポートを自動生成することができます。

AIデータ管理アプリを活用したさらなる業務効率化

このようにNotionは、データや関連情報の管理、AIによる情報整理や検索に役立ちます。一方で、入力や分析まで含めて業務全体を効率化したい場合は、AIデータ管理ツールを活用する方法もあります。
たとえば、ExcelやPDFや書類で管理している在庫データをデータベースに入力したり分析したりすることが可能です。
在庫管理業務では「在庫状況の確認」「売れ筋商品の分析」「発注判断」など、複数の作業が発生しますが、これらの業務をAIが支援することで、担当者の負担軽減や意思決定の迅速化につながります。
さらに、AIデータ管理アプリの中には、定型業務を自動化できるスキル機能を備えたものもあります。
たとえば、データの集計やグラフ作成、報告資料の作成などの複雑な業務を自動化することで、より付加価値の高い業務に時間を使ったりすることができます。

まとめ

Notionを活用することで、在庫情報をデータベースとして一元管理できるだけでなく、関連資料や運用ルールなどもまとめて管理しやすくなります。チーム内で情報を共有しやすくなるため、Excelやスプレッドシートによる管理と比べて運用負荷の軽減も期待できます。
また、Notion AIを活用することで、在庫情報の要約やレポート作成などを効率化できます。
さらに、データ入力や分析、報告資料の作成まで含めて業務全体を効率化したい場合は、AIデータ管理ツールの活用も有効です。
自社の業務に合わせてNotionやAIツールを組み合わせることで、より効率的な在庫管理体制を構築できるでしょう。

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