2026年7月7日

Googleスプレッドシートで顧客管理を作る方法とその限界を超える選択肢

Googleスプレッドシートで顧客管理を始めたい企業向けに、管理表の作り方やメリット・デメリットを解説。スプレッドシート運用の限界や、CRMとの違い、AIアプリ化による業務効率化の方法まで紹介します。

平井澄花

マーケティング

カテゴリ：実務におけるAI活用

Googleスプレッドシートは、無料で使用できる便利なツールです。
汎用性も高く共有しやすいことから、多くの中小企業で活用されています。

本記事では、Googleスプレッドシートを用いて顧客管理を行う方法を解説します。あわせて、運用時の課題と効率化の方法やそれらの課題を乗り越えるための選択肢も紹介します。

Googleスプレッドシートで顧客管理表を作る方法

管理項目を設定する

まず、管理したい項目を決めます。
会社名・担当者名・電話番号・メールアドレスなどの基本情報に加え、商談状況・最終連絡日・次回アクションなども設定しておくと便利です。

最初から細かく作り込む必要はありません。運用しながら必要な項目を追加する方法でも十分です。

たとえば、管理項目の設定は以下の通りになります。

顧客情報を入力する

つぎに、顧客情報を入力します。

たとえば、以下のような形でスプレッドシートに入力します。
なお、本記事では全て架空のデータを使用しています。

データを整理しやすい構造にする

顧客数が増えるほど、データを整理することが重要になります。

基本的な顧客情報は一つのシートで管理し、必要に応じて商談履歴や契約情報などを別のシートで管理する方法もあります。
業務内容に合わせてシートを追加することで、情報を整理しやすくなります。
たとえば、以下のようにラベルを固定し、フィルター機能をつけてデータベース化できます。

Googleスプレッドシートで顧客管理を行うメリット

無料で顧客管理を始められる

Googleスプレッドシートは無料で利用できます。
一方でCRMのような専用ツールでは、導入費用や月額費用が発生することがあります。
顧客数がまだ少ない企業や、まずは顧客管理を低コストで始めたい企業にとって導入しやすい点は大きなメリットです。

※なお、無料のGoogleアカウントでもGoogleスプレッドシートは利用できますが、顧客情報を管理する場合は情報の取り扱いに注意が必要です。
ビジネス利用の際にはあわせて、利用規約やプライバシーポリシーをご確認ください。また、GoogleスプレッドシートはGoogleドライブ上で利用するサービスのためGoogleドライブの利用規約も併せてご確認ください。

関連リンク

自社の運用に合わせて自由にカスタマイズできる

Googleスプレッドシートは、管理項目やレイアウトを自由に変更できます。

会社名や担当者名だけでなく、業種・契約状況・最終連絡日などを追加できます。
不要な項目は適宜削除できるため、業務内容に合わせた管理表を作成できます。

また、既存のExcelファイルをベースに運用することも可能です。現在の管理方法を大きく変えずに顧客管理を始められます。

社内で情報を共有しやすい

Googleスプレッドシートはクラウド上で管理されます。
さらに、複数人が同じファイルをリアルタイムで編集することができます。
閲覧権限や編集権限も自由に設定できるため、情報共有の仕組みを作りやすい点もメリットです。

顧客情報を一元管理できる

Googleスプレッドシートを利用すれば、会社名・担当者・連絡先・商談状況などを一つの管理表にまとめられます。
顧客情報を担当者ごとに管理する必要がありません。
検索やフィルター機能も利用できるため、必要な情報を見つけやすくなります。情報が整理されることで、営業活動や顧客対応も進めやすくなるでしょう。

Googleスプレッドシートによる顧客管理の限界

運用ルールが属人化しやすい

たとえば担当者ごとに入力方法が変わることもあります。略称を使う人もいれば、正式名称で入力する人もいます。商談状況の書き方や更新のタイミングも人によって異なります。
こうした違いが積み重なると、必要な情報を検索しても見つからなかったり、集計結果が正しく表示されなかったりすることもあります。
担当者の異動や退職によって運用方法が分からなくなるケースもあり、管理そのものが属人化しやすくなります。

データ量が増えると管理しづらくなる

事業の成長に合わせて、顧客情報や管理項目は増えていきます。
その結果、必要な情報を探すだけでも時間がかかります。シートのスクロールや検索が増え、全体を把握しにくくなることもあります。
顧客情報を管理するための作業が、本来の営業活動や顧客対応の時間を圧迫してしまうケースも少なくありません。

情報同士を関連付けにくい

顧客管理では、会社名や担当者だけを管理するケースは多くありません。
商談履歴や契約情報・問い合わせ履歴なども合わせて管理したくなります。そのため、複数のシートに情報を分けて管理するケースが増えていきます。
しかし、Googleスプレッドシートでは、それぞれの情報を自動で関連付ける仕組みはありません。顧客情報と商談履歴を紐付けるには、関数や複雑な設定が必要になることがあります。

手作業による更新が負担になる

顧客情報は日々更新されます。

Googleスプレッドシートでは、多くの更新作業を手作業で行います。入力漏れや入力ミスが起こるだけでなく、同じ情報を複数の管理表へ転記するケースもあります。

また手作業が増えるほど、情報の更新に時間がかかります。最新の情報が反映されないまま業務が進み、営業活動や顧客対応に影響する可能性もあります。

CRMだけじゃない。スプレッドシートを活かす新しい選択肢

Googleスプレッドシートでの顧客管理に限界を感じた場合、CRMの導入が選択肢になります。

CRMは、顧客情報や営業活動を管理するための専用ツールです。
たとえば、HubSpot CRMやSalesforceなどが代表例で、顧客情報や商談履歴を一元管理できます。

一方で、中小企業の課題は顧客管理だけとは限りません。営業日報、問い合わせ対応、社内ナレッジなど、複数の業務で情報管理に課題を抱えているケースもあります。

そのような場合は、スプレッドシートを活かして業務アプリ化する方法も選択肢になります。既存のデータを作り直さずに、入力画面やAIによる検索・分析機能を追加できます。

スプレッドシートかCRMかの二択ではなく、自社の課題に合わせて管理方法を選ぶことが重要です。

GoogleスプレッドシートをAI業務アプリ化する方法【ENSOU Appを例に解説】

GoogleスプレッドシートをAI業務アプリ化すると、これまで表として管理していた顧客情報を、AIが活用できる業務データとして扱えるようになります。

ここでは、ENSOU Appを例にスプレッドシートを活用しながら顧客管理を効率化する流れを紹介します。

Googleスプレッドシートから顧客管理アプリを作成する

まず、現在利用しているGoogleスプレッドシートをxlsx形式で書き出し、ENSOU AIへ読み込みます。
既存のデータをもとに、AI業務アプリを生成できます。
実際に先ほど使用したデータを読み込ませてみると、以下のようなアプリが生成されます。

Excelファイルを追加してデータを更新する

顧客情報は日々増えていきます。
ENSOU Appに追加のxlsx形式ファイルを読み込ませるだけで、既存のアプリへデータを反映できます。
新規顧客を一件ずつ入力する必要がありません。既存データを活かしながら、効率よく情報を追加できます。
なお、PDFファイルや手書きのデータを読み込ませることもできます。