タスクの整理・分解

タスク・施策を分解し、優先度をつけてどの手順で進めるべきか整理するテンプレート

仕事上でのタスクにおいて、何から始めるべきか漠然としたまま作業に取り掛かかり、後々手戻りが発生してしまった経験はないでしょうか。

粒度の粗いタスクを細分化し様々な方面からのアプローチを考える作業は生産性に直結するものですが、その時々の自身のパフォーマンスによって抜けや漏れが発生することもあります。

生成AIを活用することで、その作業にかかる時間を削減したうえで質の高いフィードバックを安定して生成することができます。

実際の出力画面を確認

このテンプレートは入力されたタスクに対して、細かい粒度に落とし込み、目的・成果物・優先度・依存関係などの項目に関して整理し、「最初に着手するべき3つのタスク」とともにタスク一覧表として出力します。

今回は、自社プロダクトのWebメディア立ち上げ、というタスクについての出力を確認します。

このように、タスクについて10段階に細分化して目的を明確にすることができました。

また、タスクの細分化の度合いはチャットで指示することで自在に変えることができます。

生成AIによるタスク整理のメリット

生成AIを活用したタスク整理には、以下のような利点があります。

• 　タスクの理解不足による手戻りを削減
• 　タスクの目的や依存関係などを把握し、やるべき事を明確化
• 　タスク整理にかかる時間を大幅に短縮
• 　タスクの抜けや漏れを削減

タスク整理における課題

タスク整理は、プロジェクトマネジメントの根幹であり、「タスクを細分化し、抜け漏れを防ぐ」ことが求められます。

そんなタスク整理の作業を高い質で安定して行うためにMECEなどのフレームワークも幾つか存在します。

その一方で、日々発生するタスクに対してその都度フレームワークを使用するというのは現実的ではないという側面もあります。

このテンプレートを使えば、タスクの内容を入力するだけで、細分化しやるべきことを明確にでき、課題を解決できます。

テンプレートの活用方法

このテンプレートは、ChatGPTのGPTｓやGeminiのGems、ENSOUチャットボットなどにそのまま登録して利用できます。弊社Digeon ではISMS認証やAWSサービスパートナー認定を取得しており、法人向け生成AIのENSOUチャットボットでは、機密保持に配慮した環境で安全に生成AIを活用できます。

ぜひ、日々の業務にこのテンプレートを活用し、生産性向上にお役立てください。ただし、生成AIの出力は業務支援ツールとして活用し、最終的な判断は必ず人間が行うことが必要です。