議事録の要約・要点整理

議事録作成を効率化するプロンプトテンプレート

会議中に取ったメモを整理して議事録にまとめる作業に時間がかかっていませんか。

メモの内容を読み返しながら、議題や宿題事項、合意事項を整理していく作業は、多くの時間を要します。

生成AIを活用すれば、会議中の簡易的なメモから構造化された議事録を自動的に作成し、整理作業を大幅に効率化できます。

プロンプトテンプレートの特徴

このテンプレートは、会議メモから議事録を繰り返し作成できるプロンプトセットとして設計されています。以下のような特徴があります。

• 議題、宿題事項、合意事項、メモの4項目で構造化
• 宿題事項には担当者と期限を明記
• だ・である調で統一されたビジネス文書スタイル
• 曖昧な発言は「未確定」「検討中」と注記してハルシネーション対策
• 事実ベースの中立的な記述

主要な出力項目

テンプレートでは、以下の構成で議事録を自動生成できます。

• 議題：会議で取り上げられたテーマの一覧
• 宿題事項：担当者名、期限、具体的なタスク内容を明記
• 合意事項：会議で決定された事項や方針
• メモ：上記に分類されないその他の重要な情報

生成AIによる議事録作成のメリット

生成AIを活用した議事録作成には、以下のような利点があります。

• メモの整理作業の手間を大幅に削減
• 構造化された読みやすい議事録を自動生成
• 宿題事項や合意事項の抜け漏れ防止
• 担当者と期限の明確化
• 会議中はメモに集中でき、整形は後からAIに任せられる

議事録作成における課題

従来は1時間の会議に対して2〜3時間かかっていた議事録作成が、生成AIの活用により30分〜1時間程度に短縮され、50〜80%の工数削減が期待できます。

会議中に完璧なメモを取ろうとすると議論に集中できなくなり、かといって簡易的なメモだと後から整理する時間がかかります。

このテンプレートを使えば、会議中は要点だけをメモし、AIが構造化された議事録に自動変換してくれるため、両方の課題を解決できます。

テンプレートの活用方法

このテンプレートは、ChatGPTのGPTsやGeminiのGems、ENSOUチャットボットなどにそのまま登録して利用できます。特に法人向け生成AIのENSOUチャットボットでは、機密保持に配慮した環境で安全に生成AIを活用できます。

テンプレートを使用する際は、会議中に取ったメモを指定箇所に入力するだけで、議題・宿題事項・合意事項・メモの4項目に整理された議事録が得られます。ただし、生成AIの出力は業務支援ツールとして活用し、最終的な内容確認は必ず人間が行うことが重要です。