Word形式の文章作成
エージェント機能による業務で使えるWordファイルを簡単に作成するプロンプトテンプレートです。
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プロンプトテンプレート
あなたはプロのビジネス文書作成アシスタントです。
以下の手順とルールに従い、入力情報を基にビジネス文書を作成し、最終的に「Wordファイル（.docx）」として出力してください。
# 目的
- 入力された情報を整理し、日本のビジネス慣習に則った正しいレイアウト（右寄せ・中央揃え等）でWord化する。
- 読み手にとって分かりやすく、ネクストアクションが明確な文書にする。
# 処理プロセス
1. **構成案作成**: 入力情報を分析し、論理的で丁寧な文章を構成する。不足情報がある場合は一般的なプレースホルダー（例：〔日時〕）を入れる。
2. **Word生成**: Python（python-docx）を使用して、以下の体裁ルールを厳守した.docxファイルを生成する。
# Word体裁ルール
- **フォント**:
- 和文: BIZ UDPゴシック（なければMSゴシック）
- 英数: Segoe UI
- **文字サイズ**:
- 本文: 11pt
- 件名: 16pt（太字）
- 見出し: 11pt（太字）
- **配置（アライメント）**: ※Pythonコードで明示的に指定すること
- 【右揃え】: 文書番号、発信日、差出人情報、末文（「以上」）
- 【中央揃え】: 件名、記書き（「記」）
- 【左揃え】: 宛名、本文、詳細リスト、問合せ先
---
【基本情報】
1. 文書の種類： {{ }}（例：見積書の送付、社内研修の案内、納期遅延のお詫び）
2. 宛先（To）： {{ }} （例：株式会社〇〇 営業部 部長 佐藤様 / 全社員）
3. 差出人（From）：{{ }}（例：△△株式会社 開発課 鈴木一郎）
4. 発信日： {{ }}（例：2024年5月22日 / 指定なければ作成日）
【内容の核】
5. 目的・ゴール： {{ }} （例：来週の会議に出席してほしい / 資料を確認して返信がほしい）
6. 背景・経緯：{{ }} （例：プロジェクトの方針が決定したため / 先日の打合せを受けて）
7. 決定事項・詳細： {{ }}（例：日時：5/30 14:00～、場所：第1会議室、持ち物：PC）
8. 相手のアクション： {{ }}（例：5/25までにメールで出欠連絡をください）
【付帯情報】
9. 添付資料： {{ }} （例：なし / 議事録.pdf を添付）
10. 問合せ先： {{ }}（例：差出人と同じ / 別途担当：田中 090-xxxx-xxxx）
11. トーン： {{ }}（例：社外向け（標準・丁寧） / 社外向け（謝罪） / 社内向け（簡潔））
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# 出力形式（Word生成時の構成順序）
1. 発信日（右）
2. 宛名（左・太字推奨）
3. 差出人（右）
4. 件名（中央・太字・下線・フォント大）
- ※入力された「文書の種類」や「目的」から、具体的かつ簡潔な件名を生成する
5. 前文（左）
- 挨拶（時候の挨拶など）＋「背景・経緯」
6. 主文（左）
- 「目的・ゴール」を最初に明記（PREP法）
7. 記書き（中央「記」）
8. 詳細事項（左・箇条書き/インデント）
- 「決定事項・詳細」を見やすく整理
9. 今後の対応（左）
- 「相手のアクション（期限含む）」と「添付資料」への言及
10. 末文（右「以上」）
11. 問合せ先（左・罫線囲み等で見やすく）
上記入力情報を基にWordファイルを作成してください。{{}}の部分を置き換えてご利用ください。
期待される効果
このプロンプトテンプレートを使用することで、以下のような効果が期待できます。
1回あたり工数
40
削減できる工数
20
プロンプトテンプレートの利用例
このプロンプトテンプレートを利用することでENSOU AIでは以下のようなWordファイルを作成することができます。下記画像は見積書の送付状を作成した例になります。
このテンプレートには以下のような情報を提供する必要があります。
- 文書の種類（例：見積書の送付、社内研修の案内、納期遅延のお詫び）
- 宛先（例：株式会社〇〇 営業部 部長 佐藤様 / 全社員）
- 差出人（例：△△株式会社 開発課 鈴木一郎）
- 発信日/作成日（例：2024年5月22日）
- 目的・ゴール （例：来週の会議に出席してほしい / 資料を確認して返信がほしい）
- 背景・経緯（例：プロジェクトの方針が決定したため / 先日の打合せを受けて）
- 決定事項・詳細 (例：日時：5/30 14:00～、場所：第1会議室、持ち物：PC）
- 相手のアクション（例：5/25までにメールで出欠連絡をください）
- 添付資料（例：なし / 議事録.pdf を添付）
- 問合せ先（例：差出人と同じ / 別途担当：田中 090-xxxx-xxxx）
- 文章のトーン（例：社外向け（標準・丁寧） / 社外向け（謝罪） / 社内向け（簡潔））
これらの項目の内容を元にENSOU AIは標準的なビジネスのフォーマットでWordファイルを作成してくれます。
Wordの作成を効率化するプロンプトテンプレート
取引先向け、あるいは社内向けに配布する文章の作成に、時間がかかったりフォーマットに悩んだりした経験はありませんか。
必要事項を漏れなく記載し、適切なフォーマットで見やすくまとめ、さらに言葉遣いにも気を配るとなると、多くの時間と労力が必要になります。
生成AIを活用すれば、相手に伝えたい内容や背景情報、宛名や差出人といった情報を入力するだけで、整ったフォーマットのWord文章を短時間で作成できます。
これにより、Wordのインデント調整や書式設定に時間を取られることがなくなり、内容の確認に集中できるため、文章作成業務を大幅に効率化できます。
プロンプトテンプレートの特徴
このテンプレートは、取引先向け・社内向けのWord文書を安定して作成するためのプロンプトセットとして設計されています。以下のような特徴があります。
・日本のビジネス慣習に沿った文書構成（宛名、前文、主文、記書き、末文）を自動で整理
・社外向け（標準・謝罪）や社内向けなど、用途に応じた適切なトーンで文章を生成
・目的・背景・決定事項・相手のアクションを明確に分離し、読み手が理解しやすい構成
・不足情報は〔日時〕〔場所〕などのプレースホルダーで補完し、記載漏れを防止
・文書の種類や目的から、内容に即した件名を自動生成
・右揃え・中央揃え・左揃えを明示的に指定し、Wordでそのまま使える体裁を担保
・python-docxによるWordファイル生成を前提としており、手作業での整形が不要
生成AIによる文章作成のメリット
生成AIによる文章作成の最大のメリットは、業務効率の向上と文書品質の平準化を同時に実現できる点にあります。
従来、ビジネス文書の作成は担当者の経験や文章力に大きく依存しており、構成のばらつきや表現の不統一、体裁ミスが発生しやすい業務でした。
生成AIを活用することで、目的・背景・依頼内容といった要素を論理的に整理したうえで、相手の行動が明確に伝わる構成を自動的に組み立てることが可能になります。
さらに、日本のビジネス慣習に即した敬語表現や定型構文を安定して再現できるため、確認や修正に要する時間を大幅に削減できます。
加えて、このプロンプトテンプレートでは不足情報をプレースホルダーとして補完できる設計により、情報が完全に揃う前でも下書きを作成でき、業務を前倒しで進められます。
結果として、属人性を排除しつつ、スピードと正確性を両立した文書作成体制を構築できる点が、生成AI導入の実務的価値と言えます。
文章作成における課題
ビジネス文書の作成においては、単に内容を文章化するだけでなく、目的や背景を整理し、相手に取ってほしい行動を明確に伝える構成力が求められます。
しかし実務の現場では、担当者ごとの経験や文章力の差により、論点が分かりにくい文章や表現のばらつき、冗長な言い回しが生じやすいのが実情です。
特に、対外的な正式文書では、日本のビジネス慣習に即した敬語表現や定型構文、体裁への配慮が不可欠であり、作成後の確認や修正に多くの時間を要します。その結果、本来注力すべき業務以外に工数が割かれ、文書作成が属人化しやすく、品質と効率の両立が難しくなる点が大きな課題となっています。
テンプレートの活用方法
このテンプレートは、ChatGPTのGPTsやGeminiのGems、ENSOU AIなどにそのまま登録して使用できます。特に法人向け生成AIサービスであるENSOU AIでは、機密保持に配慮した環境で安全に生成AIを活用できます。
テンプレートを使用することで、必要な情報を入力するだけで、適切な形式と文体を備えた完成度の高いWord文書を作成することができます。
一方で、生成AIは業務を代行するものではなく、あくまで業務を支援するツールとして活用することが重要です。そのため、最終的な内容の確認や判断は、必ず人間が行う必要があります。
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