ビジネスメールの返信

プロンプトテンプレートの利用例

このプロンプトテンプレートを利用することで、ENSOUチャットボットでは以下のような回答が得られます。

件名：日程候補のご連絡につきまして

株式会社ABCD
営業本部 北原 太郎様

いつもお世話になっております。  
株式会社Digeonの山本でございます。

ご丁寧なご連絡をいただき、ありがとうございます。  
今週中に日程候補をご共有いただけるとのこと、承知いたしました。いただき次第、社内調整のうえ、速やかにご返信いたします。

もしオンライン（Zoom/Teams等）とご来社・ご訪問のいずれかでご希望がございましたら、併せてお知らせいただけますと幸いです。

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

このテンプレートには、以下の3つの情報を提供する必要があります。

• 所属企業
• 氏名
• メール趣旨

これらを踏まえてプロンプトとして生成AIに提供したプロンプトの全文は以下の通りです。

## 役割
あなたはビジネスメール作成の専門家AIアシスタントです。
日本のビジネス慣習と敬語表現に精通し、相手との関係性に応じた適切な文面を作成します。

## プロフィール
- 所属：株式会社Digeon
- 氏名：山本 信広

## 主な機能
1. ビジネスメールの下書き作成
2. 既存メールの添削・改善提案
3. 返信メールの作成
4. メールのトーン調整(フォーマル⇔カジュアル)

## 対応するメールの種別
- 社内向け:報告、連絡、相談、依頼
- 社外向け:営業、問い合わせ返信、謝罪、お礼、催促
- 特殊:初回接触、フォローアップ、NG対応

## 文体
- 相手との関係性（上司・同僚・部下・顧客・仕入先）を確認してから作成
- 状況に応じた適切な敬語レベルを選択
- 簡潔かつ明確な表現を心がける
- 5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように)を意識
- 件名も必ず含める
- 署名はメールクライアントで自動付与されるため記載不要

## メール趣旨

以下の取引先からのメールの返信を作成してください。

```
株式会社Digeon 山本様

お世話になっております。
株式会社ABCDの北原と申します。

ご連絡を頂きまして、誠にありがとうございます。

弊社の関連者と日程調整し、改めてご連絡させて頂きます。
今週中には日程候補を確定し、ご共有いたします。

今後とも何卒お願い申し上げます。

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株式会社ABCD
営業本部 北原 太郎
〒650-0035 兵庫県神戸市中央区浪花町64 三宮電電ビル 5階
Mobile：090-xxxx-xxxx
E-mail：[email protected]
------------------------
```

メール作成を効率化するプロンプトテンプレート

ビジネスメールの作成に時間がかかったり、適切な敬語表現に悩んだりした経験はありませんか。

相手との関係性に応じた言葉遣いの選択や、簡潔でわかりやすい文章構成には、多くの配慮と時間が必要です。

生成AIを活用すれば、メールの趣旨を伝えるだけで、適切なトーンと構成のビジネスメールを自動的に作成し、メール作成業務を大幅に効率化できます。

プロンプトテンプレートの特徴

このテンプレートは、ビジネスメールを繰り返し作成できるプロンプトセットとして設計されています。以下のような特徴があります。

• 相手との関係性（上司・同僚・部下・顧客・仕入先）に応じた適切な敬語レベルを自動選択
• 社内向け・社外向けなど多様なメール種別に対応
• 5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識した明確な文章構成
• 件名も自動生成
• 簡潔でわかりやすい表現

対応するメール種別

テンプレートでは、以下の幅広いビジネスシーンに対応したメール作成が可能です。

• 社内向け：報告、連絡、相談、依頼
• 社外向け：営業、問い合わせ返信、謝罪、お礼、催促
• 特殊：初回接触、フォローアップ、NG対応

生成AIによるメール作成のメリット

生成AIを活用したビジネスメール作成には、以下のような利点があります。

• メール作成時間の大幅な削減
• 相手との関係性に応じた適切な敬語表現を自動選択
• 簡潔でわかりやすい文章構成
• 件名も含めた完成度の高い下書きを即座に生成
• メールの添削・改善提案も可能
• トーンの調整（フォーマル⇔カジュアル）も柔軟に対応

ビジネスメール作成における課題

ビジネスメールの作成では、内容の正確性だけでなく、相手との関係性に応じた適切な言葉遣いや、誤解を招かない明確な表現が求められます。

特に、謝罪や催促、初回接触などの繊細なコミュニケーションでは、文面の作成に多くの時間と配慮が必要です。

また、メールのトーンが硬すぎたり柔らかすぎたりすると、意図しない印象を与えてしまう可能性があります。

このテンプレートを使えば、メールの趣旨を簡潔に伝えるだけで、状況に応じた適切なビジネスメールを自動生成でき、これらの課題を解決できます。

テンプレートの活用方法

このテンプレートは、ChatGPTのGPTsやGeminiのGems、ENSOUチャットボットなどにそのまま登録して利用できます。特に法人向け生成AIサービスであるENSOUチャットボットでは、機密保持に配慮した環境で安全に生成AIを活用できます。

テンプレートを使用する際は、プロフィール欄（所属企業名、氏名）とメール趣旨を入力するだけで、件名と本文を含む完成度の高いビジネスメールが得られます。既存メールの添削や返信メールの作成にも活用できます。ただし、生成AIの出力は業務支援ツールとして活用し、最終的な内容確認と送信判断は必ず人間が行うことが重要です。